Llevar un control claro del dinero que entra y sale de tu establecimiento es fundamental para una gestión financiera ordenada. Con el módulo de Cierre de caja de Alojamientos, puedes registrar todos tus ingresos y egresos de efectivo, hacer seguimiento por medio de pago y generar un historial completo de cada jornada de caja.
En esta guía aprenderás qué es el cierre de caja, cómo abrir una caja, cómo registrar movimientos de efectivo, cómo cerrarla correctamente y cómo consultar el historial de cierres anteriores.
¿Qué es el cierre de caja en Alojamientos?
El cierre de caja es una herramienta que te permite:
Registrar la apertura de una caja con una base inicial de dinero.
Consultar el desglose de ingresos por cada medio de pago utilizado.
Registrar egresos e ingresos manuales de efectivo durante la jornada.
Realizar el cierre con el conteo final de efectivo.
Consultar el historial de todas las cajas abiertas y cerradas.
Importante: Los pagos realizados de manera automática a través de pasarelas o integraciones como Booking o PayU no se ven reflejados en el cierre de caja, ya que estos movimientos no pasan por el efectivo o los medios de pago manuales del establecimiento.
Ten en cuenta: Solo puedes tener una caja abierta al mismo tiempo por establecimiento. Si necesitas abrir una nueva, primero debes cerrar la que se encuentra activa.
Requisitos previos
Antes de comenzar, verifica lo siguiente:
Debes tener acceso al establecimiento correspondiente dentro de Alojamientos.
No debe existir otra caja abierta en el mismo establecimiento.
Permisos de acceso al cierre de caja
El usuario administrador es quien debe otorgar el acceso al módulo de Cierre de caja a los usuarios con rol de recepcionista.
¿Cómo dar acceso a los recepcionistas?
Ingresa al módulo Configuración ➞ Usuarios.
Selecciona el usuario (recepcionista) al que deseas dar acceso y haz clic en Editar.
Ubica la opción de permiso para el acceso al módulo de Cierre de caja.
Actívala o desactívala según corresponda.
Guarda los cambios.
Importante: Si el administrador no habilita este permiso, los recepcionistas verán la opción de Cierre de caja bloqueada y no podrán acceder a ella.
Paso 1: Cómo abrir una caja
Sigue estos pasos para iniciar una nueva jornada de caja:
En el menú lateral izquierdo del PMS, haz clic en Cierre de caja.
En la nueva ventana, haz clic en Abrir caja.
Diligencia los siguientes datos:
Base inicial: indica el valor de dinero en efectivo con el que inicia la caja.
Observaciones de apertura: escribe cualquier nota relevante sobre la apertura (por ejemplo, novedades del turno anterior).
Finaliza haciendo clic en Abrir caja.
Una vez completado este proceso, tu caja quedará activa y lista para registrar movimientos.
Paso 2: Cómo interpretar la visualización de la caja
Al ingresar a una caja abierta, encontrarás la siguiente información organizada en secciones:
1. Responsable y estado del cierre
En la parte superior de la pantalla podrás ver:
Nombre del responsable que realizó la apertura.
Estado actual de la caja (abierta o cerrada).
Fecha y hora de apertura.
2. Arqueo de efectivo
Esta sección muestra todos los movimientos realizados en efectivo durante la jornada, permitiéndote verificar en tiempo real cuánto dinero debería haber en caja.
3. Desglose por medio de pago
Al lado derecho de la pantalla encontrarás el desglose de ingresos según el medio de pago utilizado (efectivo, tarjeta, transferencia, entre otros), lo que te permite identificar rápidamente de dónde provienen tus ingresos.
4. Pagos automáticos / pasarela
En esta sección se mostrarán los recaudos realizados directamente por el hotel.
5. Egresos y entradas de efectivo
Desde esta sección puedes registrar salidas o entradas manuales de dinero en efectivo. Para ello, sigue estos pasos:
Selecciona el tipo de movimiento que deseas registrar:
Conceptos de egreso:
Egreso (caja chica): Salida de dinero para gastos menores del establecimiento.
Retiro / Consignación: Salida de dinero para retirarlo de caja o consignarlo en el banco.
Conceptos de ingreso:
Reembolso en efectivo: Entrada de dinero por devolución de un pago previo.
Entrada Manual: Cualquier otro ingreso de efectivo que deba registrarse manualmente.
Registra el valor del movimiento.
Describe el motivo de la transacción.
Finaliza haciendo clic en Registrar movimiento.
Tip: Registra cada movimiento en el momento en que ocurre. Esto evita olvidos y hace que el cierre de caja al final del día sea mucho más rápido y preciso.
Paso 3: Cómo cerrar la caja
Cuando termines tu jornada y quieras finalizar la caja, sigue estos pasos:
En el menú lateral izquierdo del PMS, haz clic en Cierre de caja.
En la nueva ventana, haz clic en Ver caja.
Revisa todos los movimientos realizados durante la jornada. Al final de la pantalla encontrarás la opción Cerrar caja.
Registra los siguientes datos:
Efectivo contado: el valor real de dinero en efectivo que tienes físicamente al momento del cierre.
Efectivo entregado / Consignado: el valor que entregas o consignas al finalizar la jornada.
Observaciones de cierre: notas adicionales sobre el cierre (diferencias encontradas, novedades, etc.).
Finaliza haciendo clic en Cerrar caja.
Al confirmar, el sistema mostrará un resumen con todos los movimientos realizados durante la jornada.
Importante: Una vez que la caja está cerrada, no podrás editarla, reabrirla ni anular pagos asociados a ella. Verifica bien los valores antes de confirmar el cierre.
Cómo consultar el historial de cierres de caja
Si necesitas revisar cajas anteriores, puedes hacerlo así:
En el menú lateral izquierdo del PMS, haz clic en Cierre de caja.
Encontrarás el historial de cierres de caja realizados.
Para ver el detalle de una caja específica, haz clic en Ver caja.
Podrás consultar todas las transacciones realizadas durante esa jornada.
Ten en cuenta: Un usuario estándar solo puede ver los cierres de caja que él mismo realizó. Un administrador, en cambio, puede visualizar los cierres de todos los usuarios del establecimiento.
Solución de problemas frecuentes
Situación | Causa probable | Solución |
No puedo abrir una nueva caja | Ya existe una caja abierta en el establecimiento | Cierra la caja activa antes de abrir una nueva |
No aparecen los pagos de Booking o PayU en el arqueo | Los pagos automáticos no se reflejan en el cierre de caja | Consulta estos pagos en la sección de Pagos automáticos / pasarela, ya que es información independiente al efectivo |
No puedo editar ni anular un pago | La caja ya se encuentra cerrada | No es posible modificar una caja cerrada; ten en cuenta esto antes de confirmar el cierre |
El módulo de Cierre de caja aparece restringido | El usuario no tiene acceso al establecimiento | Cambia al establecimiento correcto desde el selector de establecimientos |
Solo veo mis propios cierres, no los de otros usuarios | Tu rol es de usuario estándar, no de administrador | Solicita a un administrador que consulte los cierres de otros usuarios si lo necesitas |
El recepcionista no puede ver ni acceder al módulo de Cierre de caja | El recepcionista no puede ver ni acceder al módulo de Cierre de caja | El administrador debe ir a Configuración ➞ Usuarios ➞ Editar usuario y activar el permiso de acceso al módulo de Cierre de caja |
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo tener más de una caja abierta al mismo tiempo?
No. Alojamientos permite tener solo una caja abierta por establecimiento en un momento dado. Debes cerrar la caja activa antes de abrir una nueva.
¿Los pagos de Booking o PayU se ven reflejados en el cierre de caja?
No. Los pagos gestionados de manera automática mediante pasarelas como Booking o PayU no afectan el arqueo de efectivo.
¿Puedo editar una caja después de cerrarla?
No. Una vez cerrada, la caja no puede editarse ni reabrirse, y tampoco es posible anular pagos asociados a ella. Por eso es importante verificar todos los datos antes de confirmar el cierre.
¿Quién puede ver el historial de cierres de todos los usuarios?
Solo los administradores tienen acceso al historial completo de cierres de todos los usuarios. Un usuario estándar únicamente puede ver los cierres que él mismo realizó.
¿Qué debo hacer si no puedo acceder al módulo de Cierre de caja?
Si el módulo aparece restringido, probablemente no tienes acceso al establecimiento seleccionado. Cambia al establecimiento correspondiente desde el selector dentro de Alojamientos.
¿Por qué un recepcionista no puede ver el módulo de Cierre de caja?
Porque el acceso a este módulo debe ser otorgado por el administrador desde Configuración ➞ Usuarios ➞ Editar usuario. Si no se activa este permiso, la opción aparecerá bloqueada para el recepcionista.